Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Kapsam ve roller

Veri sorumlusu: Yusuf Öncül (Evokent). Adres: Güvenevler Mah. Güz Sk. No: 1 İç Kapı No: 9, 06690 Çankaya/Ankara, Türkiye. E-posta: [email protected].

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca Evokent site ve apartman yönetim platformunun (web sitesi ve mobil uygulama) kişisel verileri nasıl işlediğini açıklar.

Platformu kullanan yöneticilerin hesap bilgileri ile web sitesi ziyaretçilerinin ve bize yazanların verileri bakımından veri sorumlusu Evokent'tir.

Site ve apartman yönetimlerinin platforma girdiği sakin, malik, kiracı, personel ve tedarikçi verileri bakımından veri sorumlusu ilgili yönetimdir; Evokent bu verileri yalnız yönetimin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleyen veri işleyendir. Bu verilerle ilgili başvurularınızı öncelikle bağlı olduğunuz yönetime yapmanız gerekir.

2. İşlenen kişisel veriler

Hesap ve kimlik bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, rol ve yetki bilgileri.

İşlem güvenliği bilgileri: oturum kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, bildirim izni verildiyse cihaz bildirim anahtarı.

Kullanım bilgileri: platformda yapılan işlemlerin kayıtları, destek ve geri bildirim yazışmaları.

Yapay zekâ asistanı kullanılırsa yazılı ve sesli komutlar ile bunların metne dökümü; ses kaydının iyileştirme amacıyla saklanması yalnız açık rızanızla yapılır.

Yönetimlerin platforma girdiği veriler (bağımsız bölüm, aidat, tahsilat, talep, araç ve ziyaretçi kayıtları gibi) yönetimin belirlediği kapsamda işlenir.

3. İşleme amaçları

Hesap oluşturmak ve oturum açmak; platformun yönetim, muhasebe, bildirim ve raporlama işlevlerini sunmak.

Bilgi güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek, hataları tespit etmek.

Destek taleplerini ve sorularınızı yanıtlamak; hizmetle ilgili zorunlu bildirimleri iletmek.

Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve yetkili kurumların taleplerini karşılamak.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinde sayılan sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Ses kaydının saklanması gibi isteğe bağlı işlemler yalnız açık rızanıza dayanır; rızanızı uygulama ayarlarından dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

5. Aktarım

Kişisel veriler, hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde ve yalnız bu amaçla şu hizmet sağlayıcılara aktarılabilir: sunucu barındırma (Hetzner, Almanya), alan adı, ağ güvenliği ve e-posta yönlendirme (Cloudflare), yapay zekâ asistanı, ses tanıma ve belge okuma (OpenAI, ABD), bildirim altyapıları (e-posta, SMS, WhatsApp ve mobil bildirim sağlayıcıları) ve ödeme hizmeti kullanılıyorsa ödeme kuruluşu.

Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak yapılır.

Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep edilmesi hâlinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde aktarım yapılabilir.

6. Toplama yöntemi

Veriler; web sitesi ve mobil uygulamadaki formlar, oturum ve kullanım sırasında oluşan elektronik kayıtlar, e-posta yazışmaları ve yönetimlerin platforma girdiği kayıtlar aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

7. Saklama süresi

Kişisel veriler işleme amacının gerektirdiği süre ve mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; süre sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yönetimlerin girdiği mali kayıtların saklama süresi ilgili mevzuata ve yönetimin talimatına tabidir.

8. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.